Manche Unternehmer und Unternehmerinnen haben ein angeborenes Talent für Effektivität und arbeiten effizient die Dinge ab, die ihnen wichtig sind. Aber viele andere fühlen sich ständig gehetzt, fremdbestimmt, ohne Zeit und Ruhe für unternehmerische Aufgaben. Trotz langer Arbeitstage kommen sie nicht so voran, wie sie es sich wünschen, weil ihnen ein Großteil ihrer wertvollsten Ressource „Zeit“ ungenutzt durch die Finger rinnt.
Infolgedessen schieben sie meist die wichtigen unternehmerischen Aufgaben vor sich her, weil sie dafür die nötige Ruhe nicht finden. Dadurch müssen immer häufiger Feuer gelöscht werden – und sie bleiben im Hamsterrad.
Verantwortlich für den Teufelskreis sind oft drei Gewohnheiten:
- Ohne Plan in den Tag starten.
- Sich häufig unterbrechen lassen.
- Mitarbeiteraufgaben „schnell“ selbst erledigen.
Und so können Sie sie überwinden:
1. Definieren Sie Prioritäten und planen Sie voraus
Unterscheiden Sie „Wichtiges“ von dem, was einfach nur getan werden muss. Viele dringliche Themen sind bei näherem Hinsehen nicht wichtig. Dafür müssen Sie aber Ihre Prioritäten kennen und stets im Blick haben – eine der wichtigsten Eigenschaften erfolgreicher Führungskräfte. Oft hilft schon eine Differenzierung zwischen „hoher“ und „niedriger“ Priorität. Entscheiden Sie so, welche Aufgaben, Besprechungen oder Mitarbeitergespräche Vorrang haben.
In der Hektik des Arbeitstags ist der Blick auf die Prioritäten oft getrübt. Nehmen Sie sich daher beispielsweise jeden Abend bewusst einige Minuten, um Ihre Aufgaben und Termine für den nächsten Tag zu prüfen und ggf. anzupassen. Was ist Ihnen wichtig? Womit werden Sie starten? Und planen Sie am Freitag oder am Wochenende in 20 Minuten die kommende Woche. Blocken Sie im Kalender Zeit für Ihre Top-Prioritäten – und entscheiden Sie, wie Sie mit den weniger wichtigen Dingen umgehen wollen.
2. Legen Sie fest, wann Sie für andere verfügbar sind (und wann nicht)
Bestimmt haben Sie schon die Erfahrung gemacht, viel effektiver zu sein, wenn Sie einige Stunden ungestört einfach nur Dinge „wegarbeiten“ können. Umgekehrt kostet jede Unterbrechung Zeit und Nerven. Eine sprudelnde Quelle von Unterbrechungen ist der Anspruch, ständig erreichbar zu sein, telefonisch, per E-Mail und Textnachrichten und durch die „offene Tür“ für Mitarbeiter:innen. De facto bewegen sich dadurch aber gerade die großen Themen langsamer – oder gar nicht.
Definieren Sie daher Zeiten, in denen Sie ungestört arbeiten können. Schalten Sie dann Ihr Smartphone stumm und schließen Sie die Tür. Beantworten Sie E-Mails nicht sofort, sondern in dafür reservierten Zeiten. Vereinbaren Sie, dass Ihre Mitarbeiter:innen ihre Themen gebündelt mit Ihnen besprechen. Manches klärt sich dann sogar auf anderem Wege, wenn man den Chef nicht jederzeit schnell fragen kann.
3. Delegieren Sie (immer)
Eine stetige Herausforderung vieler Führungskräfte ist die Übertragung von Aufgaben an Mitarbeiter:innen. Sie meinen, dass die Dinge nur durch sie selbst zufriedenstellend erledigt werden können. Diese Haltung hält nicht nur die Führungskraft im Hamsterrad, sondern lähmt und demotiviert auch Mitarbeiter:innen.
Hier eine pragmatische Sequenz, wie Sie Aufgaben erfolgreich delegieren:
- Schreiben Sie alles auf, was Sie morgen oder in der kommenden Woche erledigen wollen.
- Markieren Sie auf Ihrer Liste, was wirklich nur Sie selbst erledigen können. Seien Sie dabei ehrlich. Und dann schauen Sie, wie wenige Punkte das sind.
- Wählen Sie von den übrigen Punkten aus, was an Mitarbeiter:innen delegiert werden kann – und übertragen Sie sie an andere.
- Nehmen Sie sich dabei etwas Zeit, das erwartete Ergebnis konkret zu beschreiben und Rückfragen zu klären. So können die Dinge auch von anderen zu zufriedenstellend erledigt werden.
Dadurch geben Sie Ihren Teammitgliedern eine Chance, ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen – und sich dabei weiterzuentwickeln. Und Sie selbst gewinnen zeitlichen Freiraum.
4. Übernehmen Sie Verantwortung dafür, wie Sie Ihre Zeit verbringen
Genauso wie Sie von Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen erwarten, ihre Arbeitszeit bewusst und effizient zu nutzen, so sollten Sie es auch selbst tun. Sie allein sind für Ihre Produktivität verantwortlich!
Wenn Sie noch nicht wissen, wo Sie aktuell am meisten Zeit verlieren, hilft eine Zeit-Inventur. Notieren Sie für ein oder zwei Wochen, was Sie täglich tun und wie lange es jeweils dauert. Schaffen Sie Transparenz über die Art und Dauer der Tätigkeiten und die Häufigkeit der Unterbrechungen. Und dann nutzen Sie die genannten Tipps: Entscheiden Sie, was wichtig ist, vereinbaren Sie Zeitfenster für E-Mails, Fokus-Zeit usw. und delegieren Sie!
Eine gute Möglichkeit, die persönliche Effektivität nachhaltig zu verbessern, ist die aktive Mitarbeit in einer Gruppe von Gleichgesinnten wie den TAB-Unternehmer-Boards. Hier nehmen sich Unternehmer und Unternehmerinnen gegenseitig in die Pflicht, regelmäßig an ihren Zielen zu arbeiten und für sich ein optimales Zeitmanagement zu finden.
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