Kennen Sie das? Ihr Arbeitstag ist (offiziell) zu Ende, und Sie haben das Gefühl: „Heute ist irgendwie (wieder) nichts geworden!“ Obwohl Sie den ganzen Tag geackert haben, ja sogar die Mittagspause weggelassen haben, konnten Sie nichts oder nur wenig von dem erledigen, was Sie sich für diesen Tag vorgenommen hatten.
Was habe ich heute geschafft?
Dabei schreiben Sie sich konsequent To-Do-Listen (ALPEN-Methode) und überlegen genau, was Sie wann erledigen sollten. Mittels „Monkey Management“ und „Eisenhower-Prinzip“ wägen Sie bedacht ab, welche Aufgaben (rück-)delegiert werden können. Und trotzdem: am Ende des Tages sind Sie regelmäßig unzufrieden mit dem Erledigungsgrad Ihrer verbliebenen Aufgaben.
Während es vielfältige Gründe und Ursachen für dieses Phänomen geben kann, liefert uns der Werkzeugkasten des „Zeitmanagements“ – oder besser des „Selbstmanagements“ – eine Erklärung, die uns sofort Handlungsoptionen eröffnet, diesem Phänomen zumindest etwas entgegenzusetzen.
So wirkt der Sägeblatteffekt
Der sogenannte Sägeblatteffekt (rote Linie im Bild) verdeutlicht, wie sich Unterbrechungen bzw. Ablenkungen auf unsere Arbeitseffektivität auswirken:
Die drei Szenarien symbolisieren stark vereinfacht Ihre Arbeitseffektivität:
- Die blauen Säulen (U1 bis U5) symbolisieren Unterbrechungen bzw. Ablenkungen.
- Der schwarze Graph (Idealistische Planung) würde erfordern, dass Sie ca. neun Stunden lang (abzgl. Mittagspause 😉) zu 100% fokussiert und leistungsfähig wie eine Maschine Dinge erledigen – ohne jegliche Unterbrechungen. Das ist so gut wie unmöglich.
- Grüner Graph: theoretisches Maximum: Deshalb empfehlen „Zeitmanager“, sich max. 60% des Arbeitstags zu verplanen und bei Schätzung des Zeitaufwands für Aufgaben besser mit dem 1,5-fachen zu planen.
Die Folgen der “Unterbrechungs-Lücke”
Die Wirklichkeit (Real-Life) sieht für viele jedoch ganz anders aus. Schuld daran sind nicht nur die Unterbrechungen an sich. Es geht vor allem um die Tatsache, dass Sie gedanklich nicht einfach nahtlos am Punkt der Unterbrechung weitermachen können, sondern sich erst wieder eindenken müssen.
Ähnlich geht es uns manchmal beim Lesen: Während sich Ihre Augen noch über die Textzeilen bewegen, schweifen Ihre Gedanken ab – und wenn Sie feststellen, dass Sie gar nicht mehr erfassen, was Ihre Augen sehen, blättern Sie zurück, um die Textstelle zu finden, an die Sie sich noch erinnern. Da können manchmal einige Abschnitte oder gar Seiten zusammenkommen, nicht wahr?
Wie lässt sich die Ablenkungsflut stoppen?
Der Übersichtlichkeit halber sind im Bild nur fünf Unterbrechungen eingetragen. Tatsächlich leben wir heute im „Zeitalter der Unterbrechungen und Ablenkungen“. Denn der Sägeblatteffekt wird nicht nur durch das 15-minütige Mitarbeitergespräch, den kurzen Anruf vom Steuerbüro oder das Türklingeln vom Paketboten hervorgerufen. Es sind vor allem die vielen kleinen, oft nur wenige Sekunden dauernden, dafür über den Tag tausendfach auftretenden visuellen und auditiven Ablenkungen: Whatsapp, Facebook & Co., Push-Nachrichten sämtlicher Apps, das im Hintergrund geöffnete Emailprogramm, Windows Taskleistenbenachrichtigungen, „Breaking News“ von sonst woher… jede noch so kleine und augenscheinlich irrelevante Ablenkung führt dazu, dass wir uns defokussieren und ineffektiv werden.
Nicht verfügbar, um voll da zu sein
Ergo: Wenn Sie Aufgaben erledigen möchten, die Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern, dann schalten Sie das Smartphone aus, schließen Sie die Bürotür und alle Hintergrundprogramme und seien Sie für ein vertretbares Zeitfenster einfach mal „offline“ bzw. „nicht verfügbar“.
Übrigens: In unseren TAB Unternehmerboards sprechen wir regelmäßig maximal ablenkungsfrei darüber, wie wir als Unternehmer*innen darüber hinaus effektiver und auch effizienter mit unserem persönlichen Zeiteinsatz werden können. Kontaktieren Sie uns!
PS: Wenn Sie meinen, Sie seien als Unternehmer oder Unternehmerin in Bezug auf persönliche Effektivität nicht zu toppen, dann melden Sie sich bitte erst recht – wir lernen gern von Ihnen! 😉
Autor: Kay Strauß, TAB Chemnitz
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