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Delegation – wie delegierst Du als Führungskraft richtig?

Gestern warst Du noch ‚normaler‘ Mitarbeiter – heute bist Du Führungskraft; und bereits nach ein paar Tagen in Deiner neuen Rolle wird Dir - und ggf. ‚darfst‘ Du sogar die bisherigen Teamkollegen führen - klar, dass mit dem Wechsel der Rolle neue Herausforderungen einhergehen.

 

Zu Beginn der neuen Rolle bleibt häufig alles beim Alten. Die bisherigen Tätigkeiten werden weiterhin gewissenhaft umgesetzt und fachlich wird gerne Auskunft gegeben, denn das ist ja auch der Grund, warum Du Führungskraft wurdest. Hohe fachliche Expertise und Leistungsbereitschaft gepaart mit einer Portion Empathie – das sind die Zutaten, um in mittelständischen Unternehmen schnell in eine Führungsposition zu gelangen. Das heißt im Umkehrschluss, dass mit der neuen Rolle quasi eine Arbeitszeitverlängerung verbunden ist, denn die Führungsrolle ist eine weitere zusätzliche Rolle zur bisherigen fachlichen Rolle.

 

Hier beginnt bereits der erste Ansatz, um in der Führung anzukommen: Welche Rolle hattest Du vorher und welche hast Du jetzt? Die Antwort lautet: „Willkommen in der Führung, Auf Wiedersehen Fachrolle“. „Moment“ lautet jetzt ein häufiger (innerer) Einwand: „ich bin doch Teamplayer und muss ich nicht in heutigen agilen Systemen als Führungskraft auch Fachrollen übernehmen?“ Die Antwort hierauf lautet wie so häufig: „Es kommt darauf an“. In modernen agilen Systemen, hauptsächlich bei StartUps zu finden, mag dies so sein. In eher konservativen Branchen und Systemen (und nicht nur dort, denn nicht überall, wo agil draufsteht, ist auch agil drin) stelle ich fest, dass Führung sowohl von den Vorgesetzten als auch von den Teammitgliedern regelrecht eingefordert wird. Und Agilität heißt ja auch nicht, dass nicht geführt wird, sondern dass die Rollen in verschiedenen Projekten bzw. Teams mit unterschiedlichen Personen, je nach Anforderung, ausgefüllt werden. Diese Diskussion führt an dieser Stelle aber zu weit, denn es geht ja um Delegation und nicht um Agilität 😊.

 

Zurück zur Unterscheidung der Rollen: Die Führungsrolle ist ein neuer Job, der andere Eigenschaften besitzt als die Fachrolle und somit auch andere Tätigkeiten mit sich bringt. Daher ist es wichtig, dass Du das richtige Mindset (Bewusstsein) für die neue Rolle einnimmst. Mach Dir klar, dass Du Dich jetzt in einer Führungsrolle befindest und das bedeutet, dass Du verantwortlich bist mit Deinem Team die vereinbarten Ziele zu erreichen. Wie Du es schaffst, dass das Team erfolgreich wird, kannst Du in meinem Beitrag zur Teamentwicklung (noch nicht online) lesen.

 

Und was hat das jetzt alles mit Delegation zu tun? Nun, wie oben beschrieben, hat sich Deine Arbeitszeit von bisher ggf. 40 Wochenstunden durch die neue Rolle auf > 50 Wochenstunden erhöht und Du fragst Dich, wie Du Deine (Arbeits-)Zeit besser einteilen kannst (Stichwort: Zeitmanagement oder besser Selbstmanagement, denn die Zeit kannst Du nicht managen 😊). Die Erfahrung aus meinen Trainings und Coachings zeigt, dass eine der häufigsten im Vorfeld abgefragten Erwartung an mich lautet: wie delegiere ich richtig bzw. wie kann ich meine Zeit besser einteilen?

 

Folgende Fragen gehen mit der Thematik einher:

 

Was delegiere ich? An dieser Stelle erkläre ich gerne die Eisenhower-Matrix mit der Einteilung der Tätigkeiten in die vier Bereiche „wichtig/dringend“, „wichtig/nicht dringend“, „dringend/nicht wichtig“ und „nicht dringend/nicht wichtig“ (siehe auch: https://de.wikipedia.org/wiki/Eisenhower-Prinzip). Damit Du weißt, welche Tätigkeiten in welchen Quadranten gehören ist es wichtig Buch darüber zu führen, welche Tätigkeiten Du überhaupt durchführst. Erfasse diese über zwei bis vier Wochen und kennzeichne diese nach den vier Kategorien. Um es Dir leichter zu machen gebe ich Dir hier ein paar Beispiele:

-          wichtig/dringend (Quadrant A)

o   Kurzfristige Präsentation für einen wichtigen Kunden

o   Lösung eines Problems, ohne das das Team nicht weiterarbeiten kann

-          wichtig/nicht dringend (Quadrant B)

o   Präsentation einer strategischen Neuausrichtung des Vertriebs für den Vorstand erstellen

o   Entwicklung einer neuen Geschäftsidee

o   Eigene Persönlichkeitsentwicklung

-          dringend/nicht wichtig (Quadrant C)

o   Tägliche Routinearbeiten wie das Telefon annehmen, Briefe beantworten, e-mails lesen, Kopien erstellen

o   Regelmäßige Datenpflege, Statistiken ausfüllen

-          nicht dringend/nicht wichtig (Quadrant D)

o   Die zweite Tasse Kaffee aus der Kaffeeküche holen, obwohl man eigentlich gar keinen Kaffee mehr trinken möchte.

o   Inhalte im Internet lesen, die in keiner Verbindung zum Beruf stehen.

 

Wie Du Dir bereits denken kannst, solltest Du Dich (nicht nur als Führungskraft) mit Tätigkeiten in den beiden Quadranten A und B beschäftigen. Sofern Deine Analyse ergeben hat, dass Du mehr als 50 % Deiner Zeit im C-Quadranten befindest beglückwünsche ich Dich: Du hast Dein Delegationspotenzial gefunden. Wenn Du mehr über das Eisenhower-Prinzip lernen möchtest, schreibe mir kurz eine e-mail.

 

Die nächste Frage lautet jetzt:

 

An wen delegiere ich? Als Führungskraft bist Du idealerweise für ein Team von max. zwölf Personen verantwortlich (ich bin der Meinung, dass Teams > 12 Personen nicht mehr von einer einzelnen Person richtig geführt werden können). In diesem Team wird also ein Mitarbeiter zur Verfügung stehen, der Deine C-Aufgaben übernehmen kann. Sollte niemand fachlich die Aufgabe übernehmen können, weil du vorher DEN Experten-Status hattest, ist es wichtig, eine oder mehrere Personen fachlich aufzubauen, damit sie zukünftig diese Aufgaben übernehmen können. Wichtig ist an dieser Stelle außerdem zu erwähnen, dass Du nicht teamübergreifend direkt delegieren solltest. Dies kann zu Irritationen und Konflikten mit der Führungskraft des anderen Teams führen. Bevor Du dies tust, kläre mit der zweiten Führungskraft die Kommunikationswege bzw. den Delegationsprozess.

 

Neben dem Eisenhower-Prinzip ist es wichtig zu wissen, dass Delegation mit Vertrauen einhergeht. Je höher das Vertrauen in den Mitarbeiter besteht, desto höher ist die Delegationsstufe. Ich habe die besten Erfahrungen mit folgenden vier Delegationsstufen (je höher das Vertrauen, je höher die Stufen) gemacht:

 

-          Stufe 1: Setze um – halte Dich an meine Vorgaben, ich habe bereits alles recherchiert, vorbereitet und entschieden

-          Stufe 2: Arbeite Dich ein – schau Dir das Thema an, erarbeite Optionen und halte Rücksprache – ich entscheide

-          Stufe 3: Entscheide mit Rückmeldung – triff eine Entscheidung und sage mir später, wie und warum Du so entschieden hast und welche Optionen Du geprüft hast

-          Stufe 4: ich vertraue Dir voll und ganz – entscheide nach eigenem Ermessen, was Du für das Beste hältst

 

Und wenn das alles nicht funktioniert? Im Zweifel ist es übrigens besser den gesunden Menschenverstand mit der bekannten Triade „love it, change it or leave it“ anzusprechen. Wenn Du also keinerlei Möglichkeit hast zu delegieren und Dir das Eisenhower-Prinzip nicht weiterhilft, dann könntest du Deine Einstellung ändern (love it), einige Dinge einfach mal weglassen und schauen, was passiert (change it) oder wenn beides nicht funktioniert, Deinen Job ändern (leave it). Spätestens an dieser Stelle solltest Du ernsthaft in Betracht ziehen, ob ein Coaching oder ein Training Dir weiterhilft. Schreibe mir hierzu bitte eine e-mail und ich melde mich umgehend bei Dir.